Lavorare in gruppo: Coordinazione, collaborazione, condivisione

Premessa:
Il Gruppo di lavoro
Un gruppo di lavoro è costituito da un insieme di individui che interagiscono tra loro con una certa regolarità, dove ognuno svolge un ruolo specifico e riconosciuto, basandosi sulla circolarità della comunicazione, preservando il benessere dei singoli (clima) e mirando parallelamente allo sviluppo dei singoli componenti e del gruppo stesso.

Perché un gruppo di lavoro possa evolversi e maturare nel tempo e per permettere una maggiore collaborazione tra i suoi membri ed una loro partecipazione più attiva, è necessario che si passi dalla semplice interazione ad una vera e propria integrazione, affinché i partecipanti al gruppo possano condividere bisogni ed esigenze.
La realizzazione concreta della collaborazione, è facilitata dal meccanismo di negoziazione, che permette il confronto e il passaggio dal punto di vista dei singoli individui ad un punto di vista comune e condiviso per realizzare al meglio gli obiettivi previsti

Gli elementi chiave che concorrono nella costruzione e nell’evoluzione di un efficace gruppo di lavoro sono :
Obiettivo Nessun gruppo di lavoro può essere efficace se le finalità che deve raggiungere non sono chiare e ampiamente condivise dai suoi membri. L’obiettivo deve essere definito in termini di risultato, costruito su dati osservabili e risorse disponibili, espresso in modo chiaro, articolato in compiti, e valutabile. Un obiettivo ben esplicitato contribuisce a consolidare la coesione e il senso di appartenenza e, nello stesso tempo, concorre a definire il rapporto con l’organizzazione, quindi il clima interno.

Metodo Il metodo assume per il gruppo una duplice accezione: da una parte stabilisce i principi, i criteri e le norme che orientano l’attività, dall’altra richiama le modalità di organizzazione e strutturazione efficace dell’attività stessa. Un buon metodo di lavoro da sicurezza e permette un miglior utilizzo nell’uso e nella gestione delle risorse disponibili.

Ruolo Il ruolo rappresenta la parte assegnata a ciascun membro del gruppo in funzione del riconoscimento delle sue competenze e capacità. Esso racchiude anche l’insieme dei comportamenti che ci si attende da chi occupa una certa posizione all’interno del gruppo stesso. Fondamentale per un efficace sistema di ruoli è la qualità della comunicazione interna perché un suo corretto funzionamento permette che si realizzi una corrispondenza tra le attese e le richieste dei singoli tra le prestazioni e i comportamenti del gruppo.

 Leadership  è la variabile di snodo tra quelle di tipo strutturale (obiettivo, metodo e ruoli) e quelle di tipo processuali (clima, comunicazione e sviluppo). Il leader si definisce in primo luogo come un professionista di relazioni, anche se non esiste “il buon leader” per antonomasia, ma piuttosto si dovrebbero definire delle funzioni di leadership efficacemente svolte e ruoli di leader ben negoziati e definiti. E’ inoltre importante che la funzione di leadership sia quanto più possibile circolare e diffusa a seconda degli obiettivi e dei compiti del gruppo nelle diverse occasioni. Questo significa che esisterà un leader istituzionale, che è quello individuato dall’organizzazione e che avrà la responsabilità e l’autorità del ruolo formalmente affidatogli, ma che proprio grazie ad essi, questo leader avrà la facoltà di scegliere i leader situazionali di volta in volta più idonei al perseguimento degli obiettivi del gruppo stesso. Dunque egli avrà il compito di individuare, sulla base della conoscenza delle competenze degli altri membri del gruppo, quelle persone che di volta saranno più idonei ad affiancarlo e a cui potranno essere delegati compiti e funzioni necessari per il buon funzionamento del gruppo stesso.
La comunicazione  è il processo chiave che permette il funzionamento del lavoro di gruppo poiché permette lo scambio di informazioni finalizzato al raggiungimento dei risultati. Tuttavia essa orienta ed è a sua volta orientata dal sistema di relazioni e ruoli presenti nel gruppo stesso.
Essa presuppone tre livelli: uno interattivo, che va a impattare sulla struttura relazionale del gruppo; uno informativo, che è relativo allo scambio e all’elaborazione di materiali e conoscenze inerenti il lavoro; ed infine uno trasformativo, che concerne gli scambi che producono il cambiamento.
Il processo comunicativo diventa anche il luogo di verifica del linguaggio del gruppo e la definizione del codice.
Clima consiste nell’insieme degli elementi, delle opinioni, delle percezioni dei singoli membri rispetto alla qualità dell’ambiente del gruppo e della sua atmosfera. Una buona percezione del clima si attua quando c’è un giusto sostegno e calore nel gruppo, i ruoli dei singoli sono riconosciuti e valorizzati, la comunicazione è aperta, chiara e fornisce feedback accettabili sui comportamenti delle persone e sui risultati conseguiti dal gruppo. Una leadership partecipativa e gli obiettivi opportunamente calibrati alle capacità del gruppo sono tra i fattori che maggiormente influenzano il clima.
Sviluppo Questa variabile identifica la costruzione del sistema di competenze del gruppo di lavoro e parallelamente la crescita del sistema delle competenze individuali. I due processi dovrebbero portare da una parte allo sviluppo del singolo all’interno del gruppo e dall’altra alla creazione all’interno del gruppo di un sapere condiviso e diffuso e alla capacità di lavorare in modo efficace.
Un ulteriore aspetto di cui trattare è il conflitto all’interno di un gruppo di lavoro. Esso si manifesta quando persone, che per la natura del loro lavoro dipendono l’uno dall’altro, hanno punti di vista diversi, interessi o obiettivi diversi o addirittura contrastanti. Il conflitto è una componente naturale e potenzialmente produttiva nell’ambito delle relazioni di gruppo e delle relazioni interpersonali. Infatti, il conflitto stimola il pensiero, fa si che varie prospettive riguardo ad una situazione siano considerate e stimola i componenti del gruppo a comprendere meglio i fattori chiave in merito alla decisione da prendere.
L’aspetto centrale non è quello di decidere se stimolare o evitare il conflitto, bensì come gestirlo al fine di renderlo efficacemente produttivo per il lavoro di gruppo. A seconda di come è gestito il conflitto all’interno del gruppo può divenire costruttivo o distruttivo.
Il conflitto distruttivo è presente quando interferisce con l’efficacia del lavoro svolto e con un clima di lavoro salutare. Tipicamente, questo tipo di conflitto si contraddistingue da un modo di comunicare competitivo in cui ciascun membro del gruppo cerca di influenzare gli altri semplicemente allo scopo di avere ragione riguardo alle proprie idee, le proprie soluzioni e punti di vista. Si crea dunque un tipo di rapporto “win-lose” in cui c’è chi perde e c’è chi vince. I singoli membri del gruppo ritengono che soltanto uno di loro (o una parte di loro) possono “vincere” e affermarsi sugli altri portandoli ad accettare i loro punti di vista.
Un risultato evidente di queste dinamiche è il rapido deteriorarsi del clima aziendale e delle relazioni interpersonali. Si viene a creare un contesto in cui la maggior parte dei membri del gruppo stanno sulla difensiva limitando l’espressione delle loro idee per non rischiare che siano valutate aggressivamente (o giudicate con sarcasmo) dagli altri. All’interno di queste situazioni sono frequenti gli attacchi personali che vanno ben oltre il contenuto del tema in causa. Questo contesto emerge da un tipo di comunicazione che mette le persone sulla difensiva e le distrae dagli obiettivi comuni. E’ una comunicazione caratterizzata da: il valutare; il giudicare; la superiorità dell’uno nei confronti dell’altro; un modo di pensare e di vedere le cose solo da una prospettiva con un atteggiamento di certezza e rigidità. Così come questo modo di comunicare mina alla base le relazioni interpersonali, interferisce anche nella produttività, nell’efficacia e nell’efficienza del lavoro di gruppo.
Il conflitto costruttivo è presente quando i membri di un gruppo di lavoro sono consapevoli del fatto che il disaccordo è un aspetto naturale all’interno delle dinamiche di gruppo, anzi può essere un fattore chiave al raggiungimento dei loro obiettivi comuni.  Questo tipo di atteggiamento si riflette in un modo di comunicare caratterizzato dalla cooperazione: si ascoltano le idee e le opinioni degli altri con attenzione, interesse e positività. La comunicazione viene utilizzata per mettere in evidenza gli obiettivi comuni ai membri del gruppo ed i fattori che li accomunano. E’ un tipo di comunicazione che incoraggia un orientamento “win-win” in cui tutti possono affermare di essere vincitori e questo porta le persone ad esprimere e motivare liberamente i propri punti di vista concentrandosi sul contenuto dei temi piuttosto che su aspetti caratteriali o personali.
Allo scopo di incoraggiare il conflitto costruttivo, la comunicazione dovrebbe chiaramente mettere in evidenza l’interesse dei membri del gruppo nell’ascoltare le reciproche idee e punti di vista, la disponibilità a cambiare la propria prospettiva su un tema, ed il rispetto per l’integrità degli altri membri del gruppo e le opinioni che rappresentano. E’ in questo contesto che le persone si sentono a loro agio nell’esprimere il proprio pensiero e partecipano attivamente e costruttivamente alle attività di gruppo.
Il conflitto costruttivo consente ai membri del gruppo di ampliare la loro comprensione dei temi in causa, mettendo il gruppo in condizione di sviluppare una gamma più ampia di idee e soluzioni. Per raggiungere questo tipo di contesto è necessario vincere fonti di orgoglio ed egocentrismo individuale e cercare in modo attivo di riconoscere l’importanza del contributo di ogni singola persona stimolandone l’attiva partecipazione.

Obiettivi:
Definire in modo corretto il lavoro in gruppo. Individuare caratteristiche, risorse, potenzialità dei membri. Aumentare le capacità di negoziazione e di gestione dei conflitti. Migliorare la comunicazione all’interno del gruppo

Contenuti
Il gruppo di lavoro : aspetti teorici e caratteristiche L’armonia come base del coinvolgimento. La squadra. Cos’è un vero gruppo. La missione del gruppo. Il ruolo del membro del gruppo e le sue responsabilità. Comportamenti che favoriscono il lavoro di gruppo e comportamenti che lo ostacolano.
Coordinazione: Elementi di base della coordinazione. Strumenti per una buona coordinazione. Sviluppare piani per raggiungere traguardi. La perseveranza L’espansione.
La differenziazione dei ruoli: cosa sono i ruoli, la loro importanza, come definire e decidere i ruoli nel gruppo.
Leadership
Delega e Ordini: Differenza tra delegare e scaricare. A cosa servono effettivamente gli ordini. Come dare gli ordini.  Differenza tra una direttiva e un ordine.
Organizzazione: Le basi dell’organizzazione. Un nuovo punto di vista sull’organizzazione
La comunicazione: La comunicazione nell’azienda: organigramma e situazione attuale. Cos’è la comunicazione aspetti teorici: gli assiomi della comunicazione, comunicazione verbale non verbale. La comunicazione problematica e le sue conseguenze (mobbing, bossing, stress). Comunicazione assertiva, la comunicazione strategica. Condurre riunioni: in gruppi medi, creare e condurre gruppi di creatività (Brainstorming), gruppi di soluzione problemi.
Gestione del conflitto: conflitto distruttivo, conflitto costruttivo, gestione creativa dei conflitti, la comunicazione nel conflitto
Analisi del rendimento durante la realizzazione dell’obiettivo
Un gruppo funzionante: Attenzione al clima di gruppo, Promozione dello sviluppo del gruppo, Definizione dell’ Obiettivo, Chiarificazione del Metodo, Capacità di negoziazione.

Strutturazione
Sono previsti un minimo di 4 incontri per un totale di 24 ore. A questo si aggiungano 2 ore di follow-up dopo 3 mesi.

Informazioni Generali
Gli orari e il numero degli incontri possono essere concordati con il committente. Rispettando il numero di ore indicato ed il numero minimo di incontri

Metodologia
I corsi saranno strutturati attraverso l’utilizzo di modalità miste che comprendano sia tecniche di tipo attivo che lezioni.
Verranno utilizzati i seguenti strumenti:
Esercitazioni, lavoro in piccolo gruppo, focus group, gruppo di discussione
Simulate
Questionari, griglie di osservazione
Sperimentazione diretta attraverso attività e giochi formativi
Lezioni
Follow-up